Tietojenkäsittely pähkinänkuoressa
- Keräämme henkilötietojasi muun muassa asiakkuuden hoitamiseen, liiketoimintamme kehittämiseen sekä markkinoinnin suunnitteluun.
- Käsittelemämme tiedot ovat sellaisia, joita annat itse esimerkiksi toimeksiantojen yhteydessä tai joita olemme hankkineet erilaisista hakemistoista, rekistereistä ja muista julkisista tietolähteistä, kuten väestötietojärjestelmä ja luottotietorekisterit.
- Käsittelemme henkilötietojasi toimeksiantoa hoitaessamme ja lähettäessämme asiakasviestintää tai markkinointimateriaalia.
- Kunnioitamme yksityisyydensuojaasi kaikessa suorittamassamme käsittelyssä. Emme käsittele sinuun suoraan yhdistettävissä olevia tietoja, ellei se ole välttämätöntä käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
- Voit itse vaikuttaa siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Kerromme sinulle oikeuksistasi rekisteröitynä ja siitä, miten voit niitä käyttää kohdassa Rekisteröidyn oikeudet
Eversheds Asianajotoimisto Oy (Y-tunnus: 2556202-6, osoite Fabianinkatu 29 B, 00100 Helsinki ”me”) käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietojasi toimeksiantojen hoitamista, yhteistyön toteuttamista tai markkinointia varten.
Keneen voit olla yhteydessä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä?
Mikäli sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä:
Eversheds Asianajotoimisto Oy
Tietosuoja-asiat
Fabianinkatu 29 B
00100 Helsinki
tietosuoja@eversheds.fi
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme sinusta seuraavia asiakassuhteen hoitamiseksi ja markkinointia varten tarvittavia tietoja:
Perustiedot, kuten
- nimi sekä yksityisasiakkaiden osalta henkilötunnus
- yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- ammatti ja asema yrityksessä, jos markkinointi on suunnattu yritykselle, jossa työskentelet tai jos edustat yritysasiakasta
Asiakkuuteen liittyvät tiedot:
- asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä
- toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan ja/ tai asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot (mukaan lukien kopio henkilöllisyystodistuksesta)
- tiedot tapaamisista
Markkinointiin ja tapahtumiin liittyvät tiedot
- ilmoittamasi kiinnostustiedot
- osallistumisesi koulutus- ja asiakastilaisuuksiin
- sinuun kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden yhteydessä antamasi tai saadut tiedot
- suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
Yhteistyökumppaneiden tiedot
- Nimi
- Yrityksen edustajan nimi ja asema yrityksessä (kun yhteistyökumppani on yritys)
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
Nimen ja yhteystietojen antaminen on edellytys asiakkuuden hoitamiselle. Meillä on myös tietyissä tapauksissa rahanpesun ym. estämistä koskevan lainsäädännön mukainen velvollisuus asiakkaiden tuntemiseen, jolloin toimeksiannon vastaanottamisen edellytyksenä on pyydettyjen tuntemistietojen toimittaminen.
Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi toimeksiantojen hoitamiseen sekä asiakkuuden hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen, mukaan lukien sähköisesti toteutettava asiakasviestintä, suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset. Lisäksi voimme käyttää henkilötietojasi Evershedsin ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten liiketoiminnan analysointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen.
Käsittelemme henkilötietojasi markkinoinnin suunnitteluun, kohdentamiseen, lähettämiseen kehittämiseen ja toteuttamiseen.
Mikäli olet yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanin edustaja, käsittelemme tietojasi yhteistyön toteuttamiseksi.
Millä perusteella käsittelemme tietojasi?
Käsittelemme tietojasi pyytämäsi tarjouksen antamiseksi sekä toimeksiantoa koskevan sopimuksen tai yhteistyösopimuksen valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi.
Käsittelemme tietojasi myös asiakassuhteen tai mahdollisen asiakassuhteen taikka edustamasi yrityksen asiakassuhteen taikka mahdollisen asiakassuhteen synnyttämän oikeutetun edun perusteella sekä perustuen lakisääteiseen velvoitteeseen asiakkaan tuntemisen osalta.
Käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, kun pyydämme sinulta markkinointilupaa suoramarkkinoinnin ja uutiskirjeen lähettämiseksi. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ilmoittamalla asiasta tietosuoja@eversheds.fi.
Mistä saamme henkilötietosi?
Keräämme henkilötietojasi ensisijaisesti sinulta, kun teemme kanssasi toimeksiantosopimuksen.
Jos edustat yritysasiakasta, keräämme tietosi ensisijaisesti sinulta. Saatamme myös saada tietosi edustamaltasi yritysasiakkaalta.
Jos edustat yritysasiakasta tai mahdollista yritysasiakasta, keräämme tietojasi internetsivuilta ja muista julkisista lähteistä, Asiakastieto Oy:n tarjoamasta yritystietopalvelusta sekä muilta kaupallisilta toimijoilta, jotka tarjoavat tietoa yrityksistä ja heidän edustajiltaan.
Tarkistamme asiakkaidemme luottotiedot Asiakastieto Oy:n tarjoamasta palvelusta.
Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Luovutamme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän asianajotavan sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Luovutamme henkilötietoja toimeksiantojen toteuttamisen niin edellyttäessä viranomaisille, tuomioistuimille ja vastapuolille, muille Eversheds Sutherland -ketjuun kuuluville asianajotoimistoille sekä tytäryhtiöllemme Asianajotoimisto Heinonen & Co Oy:lle. Esteellisyyksien selvittämiseksi luovutamme tarpeelliset henkilötiedot (pääsääntöisesti asiakkaan nimi ja yhteyshenkilö, sekä toimeksiannon luonne) Eversheds Sutherland LLP:lle Iso- Britanniaan.
Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän lukuumme:
- IT-järjestelmätoimittajille
- Viestintäpalveluiden toimittajille
- Markkinointityökalujen tarjoajille.
- Tunnistamisratkaisujen tarjoajalle
Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin tapahtuvat aina tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtoperusteita käyttäen.
Yhteisrekisterinpitäjät
Olemme Facebook Irelandin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä yhteisösivujemme osalta. Olemme tehneet Facebook Irelandin kanssa Rekisterinpitäjiä koskevan Lisäyksen (https://www.facebook.com/legal/controller_addendum) määrittääksenne tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista koskevat vastuumme yhteiskäsittelyyn liittyen. Olemme sopineet, että annamme sinulle tässä kohdassa annetut tiedot sekä sopineet, että meidän ja Facebook Irelandin välillä Facebook Ireland on velvollinen mahdollistamaan tietosuoja-asetuksen 15–20 artiklojen mukaisten oikeuksiesi toteuttamisen Facebook Irelandin säilyttämiin henkilötietoihisi liittyen. Facebook Irelandin ja Facebook Irelandin tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat saatavilla Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy. Kun vierailet, tykkäät tai kommentoit Instagram -tilillämme tai seuraat Instagram -tiliämme, käsittelemme tietojasi yhdessä kerätäksemme kävijätietoja. Tätä kävijätietoa kerätään kehittääksemme Instagram –sivujamme ja palveluitamme. Lisätietoja Facebook Irelandin henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien oikeusperusteesta, johon Facebook Ireland nojaa, ja tavoista käyttää oikeuksiasi Facebook Irelandia vastaan voit lukea Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy.
Olemme LinkedIn Irelandin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä LinkedIn sivumme osalta. Olemme tehneet LinkedIn Irelandin kanssa Page Insight yhteisrekisterinpitäjä -lisäsopimuksen (https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum) määrittääksenne tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista koskevat vastuumme yhteiskäsittelyymme liittyen. Olemme sopineet, että meidän ja LinkedIn Irelandin välillä LinkedIn Ireland on velvollinen mahdollistamaan tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi toteuttamisen LinkedIn säilyttämiin henkilötietoihisi liittyen. LinkedIn Irelandin ja heidän tietosuojavastaavansa yhteystiedot sekä tiedot LinkedIn Irelandin henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien keinoista käyttää oikeuksiasi LinkedIn Irelandia kohtaan ovat saatavilla LinkedIn Irelandin tietosuojakäytännöstä osoitteessa https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. Kun vierailet, tykkäät tai kommentoit LinkedIn –sivullamme, käsittelemme tietojasi yhdessä kerätäksemme kävijätietoja. Tätä kävijätietoa kerätään markkinointitarkoituksiin ja kehittääksemme LinkedIn –sivuamme ja palveluitamme.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tietosuoja@eversheds.fi tai
Eversheds Asianajotoimisto Oy
Tietosuoja-asiat
Fabianinkatu 29 B
00100 Helsinki
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä.
Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Osa käsittelemistämme tiedoista on sellaisia, joihin kohdistuu lainsäädäntöön ja hyvään asianajotapaan perustuva erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka estää toteuttamasta oikeutta saada pääsy tietoihin.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
- henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
- olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
- kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
- käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
- emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
- olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
- suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
- käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämisen voit estää klikkaamalla viesteissä olevaa linkkiä peruuta markkinointiviestien tilaus.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Huomioimme säilytysajoissa esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat, kirjanpitovelvoitteet, rahanpesulainsäädännön vaatimukset sekä Suomen Asianajajaliiton asiakirjojen säilyttämistä koskevan suosituksen.
Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Mikäli et ole maksanut laskua ja mahdollisia perintäkuluja säilytysajan päättymiseen mennessä, säilytämme tietoja siihen saakka, kun määrä on kokonaisuudessaan maksettu tai sitä ei enää voida vaatia maksettavaksi.
Markkinointitarkoituksiin kerättyjä henkilötietoja säilytämme, kunnes meitä pyydetään lopettamaan henkilötietojen käsittely markkinointitarkoitukseen.
Kuinka varmistamme tietoturvan henkilötietojen käsittelyssä?
Säilytämme henkilötietosi järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpitämämme aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan niillä työntekijöillämme, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin.